مدیریت پروژههایی برای تبدیل آرشیوهای حجیم کاغذی به اسناد دیجیتال ساختیافته؛ با ترکیبی از نرمافزار اختصاصی، طراحی فرایند، مدیریت تیم و نوآوری عملیاتی برای افزایش سرعت، دقت و حفظ محرمانگی اطلاعات.
پروندههای سازمانی باید بدون برهم خوردن ترتیب و ساختارشان از بایگانی خارج میشدند، اسکن و کدگذاری میشدند، کیفیتشان کنترل میشد و دوباره صحیح به پرونده فیزیکی بازمیگشتند. گلوگاه اصلی، مدیریت یک زنجیره عملیاتی پرحجم با خطای حداقلی بود.
مسئولیت از شناخت مسئله شروع میشد و تا تحویل پروژه ادامه داشت؛ نه فقط مدیریت عملیات روزانه.
فرایند بهگونهای طراحی شده بود که هر مرحله قابل کنترل باشد و خطا در یک مرحله به مراحل بعد منتقل نشود.
تحویل کنترلشده پروندهها و ثبت اولیه برای جلوگیری از گمشدن یا جابهجایی.
بررسی فیزیکی، مرتبسازی و آماده کردن اسناد برای ورود به خط اسکن.
قرار دادن چند پرونده در یک دسته و استفاده از صفحات جداکننده برای کاهش توقف اپراتور.
حذف صفحات سفید و کنار گذاشتن تصاویر غیرضروری پیش از ورود به مرحله کدگذاری.
شناسایی جداکنندهها و برخی الگوها و کدها و ایجاد خودکار پوشه مستقل برای هر پرونده.
ارجاع فقط موارد مبهم یا نامشخص به اپراتور برای تشخیص و کدگذاری نهایی.
بررسی خوانایی، ترتیب، صحت دستهبندی و کامل بودن مجموعه دیجیتال.
مرتبسازی مجدد اسناد، بازگرداندن به پرونده فیزیکی و تحویل خروجی دیجیتال.
در طول پروژهها، چند راهکار نرمافزاری، تجهیزاتی و اجرایی برای افزایش ظرفیت پردازش بدون افت دقت طراحی و استفاده شد.
بخش مهمی از کار روزانه تیم در این نرمافزار انجام میشد: بررسی فایلها، فولدربندی، نامگذاری، دستهبندی و کنترل مراحل پردازش. نرمافزار فقط ابزار اسکن نبود؛ لایه هماهنگکننده عملیات و کنترل اجرای کار نیز بود.
بهجای اسکن جداگانه هر پرونده، چند پرونده متناسب در یک دسته قرار میگرفت. صفحات جداکننده میان پروندهها باعث میشد سیستم هر پرونده را خودکار در پوشه مستقل ذخیره کند و توقفهای مکرر اپراتور کاهش یابد.
صفحات سفید در ابتدا پالایش میشدند و برخی کدها و نشانههای تصویری ساده با الگوهای از پیش تعریفشده شناسایی میشدند؛ در نتیجه فقط موارد نامشخص برای بررسی انسانی باقی میماند.
برای بازگرداندن سریع صفحات به پرونده و استفاده از سوراخهای قبلی، یک سازه فلزی شیبدار با تکیهگاه ۹۰ درجه طراحی شد. پس از موفقیت نمونه اولیه، سه نمونه از آن در عملیات استفاده شد.
طراحی نرمافزار بر پایه نیاز واقعی خط عملیات انجام شده بود؛ یعنی همان کارهایی که در مقیاس بالا، اگر دستی و پراکنده انجام میشدند به گلوگاه تبدیل میشدند.
هدف این نبود که انسان از فرایند حذف شود؛ هدف این بود که اپراتور زمانش را روی مواردی بگذارد که واقعاً به تشخیص انسانی نیاز دارند.
بعد از اسکن، صفحات باید با همان ترتیب و حتیالامکان با استفاده از سوراخهای قبلی به پرونده برمیگشتند. پانچ دوباره هم زمانبر بود و هم میتوانست به اسناد آسیب بزند.
پس از بررسی نمونههای خارجی دستگاههای مرتبسازی کاغذ و با توجه به نبود امکان تهیه آنها، یک سازه ساده از ورق فلزی طراحی و ساخته شد. سطح شیبدار، دسته کاغذ را به سمت انتهای خمشده هدایت میکرد و با چند حرکت کوتاه، لبهها و گوشههای صفحات سریعتر همراستا میشدند.
این همراستایی کمک میکرد سوراخهای قبلی صفحات نیز بهتر روی هم قرار بگیرند. پس از موفقیت نمونه اولیه، سه نمونه از این ابزار ساخته و وارد فرایند روزانه شدند.
ماهیت بسیاری از پروندههای سازمانی ایجاب میکرد که گردش اسناد و دسترسی افراد، از لحظه تحویل تا بازگردانی، تحت قواعد مشخص انجام شود.
دسترسی به اسناد بر اساس هماهنگیها و ضوابط کارفرما انجام میشد و افراد فقط در حدود مسئولیت خود به اطلاعات دسترسی داشتند.
دریافت، پردازش، کنترل و بازگرداندن پروندهها بهصورت مرحلهای مدیریت میشد تا احتمال جابهجایی یا مفقودی کاهش یابد.
برای حضور در برخی محیطهای کاری و دسترسی مدیریتی، فرایندهای رسمی موردنظر کارفرما طی و الزامات محرمانگی رعایت میشد.
این تجربه در پروژههای واقعی و در محیطهای سازمانی مختلف شکل گرفت.
نمونه کارفرمایان این دوره بر اساس سوابق پروژه درج شدهاند؛ پروژههای سازمان اوقاف در چند واحد اجرایی انجام شده و جزئیات این صفحه در سطح غیرحساس و رزومهای ارائه شده است.
نسخهای از معرفی خدمات «اسکن، تصویربرداری و مکانیزاسیون اسناد» شرکت مهندسی سبز در آرشیو وب باقی مانده است. در آن صفحه، پالایش و سبکسازی، تفکیک و مرتبسازی اسناد، دسترسی حفاظتشده و ارائه آرشیو الکترونیکی بهعنوان بخشی از خدمات معرفی شده بود.
«قبل از افزایش نیروی انسانی، گلوگاه فرایند را پیدا کن؛ گاهی یک تغییر نرمافزاری، یک ابزار ساده یا یک روش اجرایی بهتر، ظرفیت کل عملیات را تغییر میدهد.»